Cómo utilizar la matriz de Eisenhower para una vida eficaz

Creo que sabes lo que se siente, todos los días te levantas por la mañana con tantas cosas que hacer, que después de terminar sólo unas pocas tareas, te sientes cansado, incluso infeliz o frustrado.

Se acomodan en la orilla de la cama y piensan en las tareas que tienen que realizar, por lo que sienten cansancio, pero no importa, se levantan y comienzan con sus actividades. Termina el día y recuerdan que hay deberes urgentes que aún deben hacer; no duermen bien por la preocupación, por eso amanecen cansados. Repiten lo anterior diariamente.

La Matriz Eisenhower es una herramienta muy útil para la gestión y planificación eficaz del tiempo. Tras años de pruebas y errores, en busca de una forma más eficaz de organizar sus actividades, el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower la creó finalmente.

La matriz Eisenhower cambiará su vida

Sabemos que ser una persona independiente es sinónimo de trabajo arduo. La vida involucra muchos ámbitos: lo laboral, el hogar, lo personal y lo social; y todos ellos requieren realizar deberes. Muchas veces deciden hacer las tareas que, aunque no son las más importantes, son más placenteras. Esto puede llevar a la acumulación de labores urgentes y al remordimiento constante por todo lo que tienen que concretar.

De esta manera, se agobian por no saber por dónde iniciar, así que procrastinan y no comienzan, pero luego recuerdan todo lo que tienen que hacer, se abruman el doble, entran en una especie de parálisis y se sienten estancados. Si no tienen un método de organización, es sumamente fácil dejar que la tensión les haga pensar que cada tarea es impostergable e importante, y que fracasan en la mayoría. ¡Pffff!

No busques obtener el mejor resultado, solo consigue que alcanzar que sera aceptable.

JOHN Hatzlaja

Lo bueno es que no todo está perdido. Existe una herramienta muy útil a la hora de jerarquizar deberes y facilitar la toma de decisiones; nos referimos a la matriz de Eisenhower. Aunque esta técnica no es del todo nueva, es excelente para las personas modernas y exitosas.

Fue creada por Dwight Eisenhower, el 34.º presidente de Estados Unidos, quien es recordado por ser un hombre tan ocupado como ambicioso y productivo. Su aporte fue darle prioridad a la necesidad de diferenciar entre la importancia y la urgencia de las tareas.

Una visión general de la matriz Eisenhower

La matriz de Eisenhower es un esquema con dos ejes cruzados: la importancia y la urgencia. A su vez, está dividido en cuatro cuadrantes; cada uno representa un grado distinto de responsabilidad, lo que da como resultado la siguiente combinación de tareas:

• Urgentes e importantes:Tareas para completar inmediatamente; estas son las tareas para «hacer primero», que son esenciales y deben abordarse lo antes posible.
• No urgentes, pero importantes: Importantes, pero no urgentes (tareas para programar para más adelante); estas son las tareas o los objetivos de largo plazo que son importantes, pero que no tienen un plazo particularmente firme, por lo que los puedes programar para completarlos más adelante.
• Urgentes, pero no importantes:Urgentes, pero no importantes (tareas para delegar a otra persona); estas tareas deben completarse inmediatamente, pero quizás no sean tan importantes para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo.
• No urgentes ni importantes:ni urgentes ni importantes (tareas para eliminar); estas tareas son una distracción y deben evitarse si es posible. En muchos casos, simplemente puedes ignorar o cancelar estos tipos de tareas. Algunos ejemplos son las actividades sociales o las pausas para el café o el té innecesariamente largas.

En este punto, es relevante recalcar lo primordial que resulta saber decidir qué tareas son prioridad y cuáles no lo son, es decir, ¿qué es importante? Muchas veces, factores como la motivación, los sentimientos, el cansancio, el hartazgo, entre otros, pueden nublar el juicio al momento de acomodar los deberes en la matriz. Esto es una desventaja, por lo que es vital conservar la objetividad al momento de filtrar y no perder de vista las metas. Para ello, antes de comenzar a organizar sus deberes por categorías, la mejor opción es definir a dónde quieren llegar. Esto les permitirá determinar cómo lo quieren lograr.

Así pues, las tareas urgentes e importantes son todas aquellas que tienen una fecha límite pronta o relacionada a problemas y crisis, son de alta prioridad para el cumplimiento de los objetivos establecidos y deben realizarse inmediatamente.

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Después se encuentra lo importante, pero no urgente. Este punto engloba todas aquellas tareas que, aunque no tienen fecha de entrega o vencimiento próximo (pueden ser pospuestas), son necesarias para alcanzar metas. En otras palabras, más que resolver problemas, se trata de aprovechar oportunidades.

Se debería invertir la mayor cantidad de tiempo en este tipo de deberes, puesto que resultan ser una forma de prevenir futuras adversidades. Además, conviene subrayar que llevar a cabo los elementos colocados en este punto requiere de una actitud proactiva, pues al no ser urgentes, podrían acumularse hasta serlo.

Por otra parte, están las tareas urgentes, pero no importantes. Aunque deben ser completadas a tiempo, carecen de tanta relevancia. Los expertos recomiendan que sean delegadas en la medida de los posible o programarlas para cuando las tareas de la primera categoría hayan sido terminadas.

Por último, se encuentran las tareas que no son importantes ni urgentes. Estas no representan acciones significantes para el logro de las metas principales, por lo tanto, no requieren rapidez en su ejecución; deben realizarse únicamente cuando los rubros anteriores hayan sido cubiertos y si se carece de tiempo, pueden ser eliminadas o archivadas para revisarse después

La matriz Eisenhower podría ayudarle en la vida

La adecuada aplicación de este método permite obtener una imagen global de todas las tareas, valorarlas, llevar a cabo las más pertinentes y minimizar la improvisación. Asimismo, les da la posibilidad de invertir su tiempo y atención eficazmente, lo que los convierte en personas más efectivas y productivas.

También, es importante tener en cuenta que según el tipo de tarea, hay proyectos y actividades que se realizan con colaboradores, como colegas, amigos, familiares o con sus parejas. La matriz de Eisenhower les da la oportunidad para aprender a delegar responsabilidades y distribuir los deberes de forma justa y equilibrada.

👌 CONSEJO: Finalmente, no olviden que las matrices de todas las personas no tienen que ser iguales. Las prioridades van a cambiar según las metas, los propósitos y los objetivos que se planteen a corto, mediano y largo plazo, y el estilo de vida que quieran vivir.

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Conclusión

1. Understand your audience

En resumen, la matriz de Eisenhower es una herramienta visual simple que les ayudará a desarrollar un pensamiento estratégico. Puede apoyarlos, en poco tiempo, a reducir el estrés, la ansiedad y la carga emocional provocada por la saturación de tareas y la toma de decisiones; mientras que, a largo plazo, podría llegar a reducir el número de obligaciones a realizar, pues se eliminan aquellas que no son urgentes ni relevantes, sin mencionar el cumplimiento de objetivos y proyectos que mejoran sus vidas personales y profesionales.

Ahora que ya lo saben, lo único que les queda por hacer es dedicar algo de tiempo a analizar las cosas que tienen que hacer y jerarquizarlas en cuanto a su urgencia e importancia. Así que, ¡manos a la obra! ¡Gracias, Eisenhower!